首先，特许人必须是企业，其他组织形式如个体工商户等不能进行商业特许经营备案。而且该企业需要具有独立的法人资格，具备健全的组织机构。

例如，企业应拥有明确的董事会、管理层等内部治理结构。

特许人从事特许经营活动应当拥有至少 2 个直营店，并且经营时间超过 1 年。这是为了确保特许人有足够的经营经验和成熟的商业模式可以复制给加盟商。

比如，一家餐饮企业如果要进行特许经营备案，其至少要有 2 家经营满 1 年的直营餐厅。

特许人应当拥有有权许可他人使用的商标。这个商标可以是注册商标，也可以是正在申请中的商标，但正在申请中的商标需符合一定条件。

例如，如果是注册商标，其注册类别应与特许经营业务相关；如果是申请中的商标，需提交商标局的受理通知书等相关证明。

特许人对商标的使用必须符合相关法律法规。不能存在商标侵权、滥用商标等行为。

比如，不能在未经授权的商品或服务上使用商标，也不能对商标进行恶意篡改等。

特许人的经营模式必须是成熟且可复制的。这意味着从店铺装修、产品或服务提供、运营管理等方面都有一套标准化的流程和规范。

例如，一家连锁便利店的特许经营，其商品陈列、进货渠道、员工培训等都有统一的模式可以传授给加盟商。

该经营模式应具备盈利能力，能够让加盟商在遵循特许经营体系的情况下获得合理的利润。

比如，特许人应提供相关数据或案例证明加盟商在正常经营情况下能够盈利。

特许人需要准备详细的信息披露文件，包括特许人的基本情况、商标等知识产权情况、经营模式、加盟店的投资预算、盈利预测等信息。

这些文件要真实、准确、完整，不能有隐瞒或虚假信息。

不仅在备案时要进行信息披露，在特许经营合同履行期间，特许人也有持续向加盟商披露相关信息的义务，如公司重大变更、市场风险等信息。

办理备案时需要提交一系列材料，如特许经营合同样本、信息披露文件、直营店证明材料、商标证明材料等，这些材料必须完整无缺。

例如，特许经营合同样本应涵盖双方权利义务、加盟费用、合同期限等关键条款。

所有备案材料必须真实有效，不得提供虚假材料。相关部门会对材料进行审核和抽查，如果发现虚假材料，将面临处罚。